ChatGPT in Behörden: Warum Verwaltung jetzt Schulung braucht

In vielen Behörden höre ich dieselben Sätze, wenn es um Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT geht:

„Spannend, aber wir warten erst mal, bis unser eigenes Modell fertig ist.“
„Die kommerziellen LLMs sind uns zu unsicher, die nutzen wir lieber nicht.“
„Schulungen? Später, wenn unser eigenes Modell läuft.“

Das Muster ist klar: lieber abwarten, absichern, vertagen. Doch genau das ist das Problem. Wer wartet, verliert.

Denn während Behörden auf das perfekte (sichere) Modell hoffen, wird ChatGPT & Co. privat längst selbstverständlich genutzt.

ChatGPT privat längst Alltag

Eine aktuelle Studie von Deloitte zur KI-Nutzung in Deutschland zeigt: Ein Viertel der Bevölkerung setzt inzwischen KI-Anwendungen zur Selbstdiagnose von Krankheiten ein. Vor einem Jahr waren es nicht einmal zehn Prozent.

Bemerkenswert ist nicht nur die Geschwindigkeit dieser Entwicklung, sondern auch die Art der Nutzung: Die Menschen greifen nicht auf spezialisierte Gesundheits-Apps zurück, sondern auf allgemein verfügbare LLMs wie ChatGPT. Sie tippen ihre Symptome ein, vergleichen Antworten, lassen sich Begriffe erklären.

Privat wird also längst ausprobiert, gelernt, geübt – während die Verwaltung durch ihre eigene Vorsicht ins Hintertreffen gerät.

ChatGPT in Behörden: Praktische Anwendungsfelder für die Verwaltung

Die Einsatzfelder für LLMs liegen längst auf dem Tisch. Statt sie zu blockieren, sollten Behörden konkret prüfen, wo generative KI Mehrwert bringt:

Bürgerservice
Ein LLM kann Standardfragen beantworten – mehrsprachig und rund um die Uhr. Bürgerinnen und Bürger müssen nicht mehr in PDFs suchen, sondern bekommen direkte Antworten.

Vorlagen und Texte
Entwürfe für Bescheide, Ausschreibungen oder Bürgerinformationen lassen sich mit Sprachmodellen erstellen. Einheitlich, verständlich und schneller – ein klarer Gewinn für die Verwaltung.

Dokumentation und Wissen
Gesetzestexte, Verordnungen oder Protokolle können mit einem LLM auf das Wesentliche reduziert werden. Änderungen lassen sich hervorheben, FAQs automatisch erstellen.

Barrierefreiheit
Verwaltungssprache ist oft kompliziert. Ein LLM kann sie vereinfachen, übersetzen und so für mehr Menschen zugänglich machen.

Schulung und Kompetenzaufbau
Behörden können ein LLM auch als Trainingswerkzeug einsetzen. Mitarbeitende lernen, wie man sensible Daten schützt, Antworten kritisch prüft und Bias erkennt. Solche Schulungen machen aus „Nutzerinnen“ kompetente Anwenderinnen.

Häufige Einwände gegen ChatGPT in Behörden

Trotz dieser klaren Vorteile höre ich in Behörden immer wieder dieselben Bedenken:

• „Die Daten sind nicht sicher.“
  Ja, Datenschutz ist kritisch. Aber wer ChatGPT unter klaren Regeln nutzt (z. B. ohne personenbezogene Daten, ohne Amtsgeheimnisse), kann die Risiken kontrollieren. Datenhygiene lässt sich trainieren – dafür braucht es Schulung.

• „Wir brauchen unser eigenes Modell.“
  Ein eigenes Modell mag langfristig sinnvoll sein, aber kurzfristig lähmt es. Während man noch baut, nutzen Bürgerinnen und Bürger längst ChatGPT. Behörden verlieren damit Zeit und Anschluss.

• „Mitarbeitende sind überfordert.“
  Überforderung entsteht, wenn Menschen allein gelassen werden. Mit gezielten Schulungen können Mitarbeitende lernen, wie man Prompts formuliert, Ergebnisse prüft und Risiken erkennt.

Diese Einwände sind nicht falsch – aber sie sind lösbar. Wer wartet, verstärkt die Probleme nur.

Verwaltung braucht Kompetenzen – nicht das perfekte Modell

Die entscheidende Frage lautet nicht: Wann haben wir unser eigenes Modell?
Die Frage lautet: Wer in meiner Behörde kann heute schon generative KI sicher, kritisch und produktiv nutzen?

Denn:

• Wer ein LLM wie ChatGPT bedienen kann, kann alle bedienen.

• Die Prompt-Logik, das Erkennen sensibler Daten und die kritische Prüfung der Ergebnisse sind übertragbare Kompetenzen.

• Genau diese Kompetenzen fehlen in den meisten Behörden noch.

Aktuell fehlt es an:

• Mitarbeitenden, die wissen, was sie eingeben dürfen und wie sie die besten Ergebnisse erzielen.

• Führungskräften, die beurteilen können, wie KI-Antworten einzuordnen sind.

• Organisationen, die klare Prozesse und Regeln für den Umgang mit sensiblen Daten haben.

Schattennutzung in Behörden: Das Risiko des Abwartens

Was viele Führungskräfte unterschätzen: LLMs wie ChatGPT werden in Behörden längst genutzt – oft heimlich. Mitarbeitende tippen Fragen ein, obwohl es offiziell nicht erlaubt ist. Damit riskieren sie, sensible Daten ins offene Netz zu tragen.

Wer kommerzielle LLMs pauschal verbietet, produziert Schatten-IT. Wer Schulungen verschiebt, produziert Unsicherheit. Wer abwartet, verschenkt Chancen.

FAQ zu ChatGPT in Behörden

Warum sollten Behörden ChatGPT nutzen?
Weil es Effizienz steigert, Texte vereinfacht, Bürgerkommunikation verbessert und Mitarbeitende entlastet.

Brauchen Mitarbeitende eine Schulung für ChatGPT?
Ja, unbedingt. Schulungen machen den Unterschied zwischen riskanter Nutzung und sicherem, produktivem Einsatz.

Ist ChatGPT sicher für die Verwaltung?
Mit klaren Regeln, Datenhygiene und Prozessen kann es sicher eingesetzt werden. Sicherheit ist eine Frage der Umsetzung, nicht der Technologie.

Mein Fazit: Schulung statt Stillstand

Privat nutzen Bürgerinnen und Bürger längst ChatGPT – auch für sensible Themen. Die Verwaltung dagegen schaut noch zu und blockiert sich selbst. Damit verschenkt sie Effizienz, Qualität und Kompetenzgewinn.

Die eigentliche Führungsaufgabe in Behörden lautet jetzt:
Kompetenzen aufbauen, Risiken aktiv managen, Verantwortung übernehmen.

Es geht nicht darum, den nächsten Hype mitzumachen. KI wird nie wieder verschwinden. Deshalb geht es darum, handlungsfähig zu bleiben.

Die zentrale Frage, die sich jede Führungskraft stellen sollte, lautet:

Wann schicke ich meine Leute zur ChatGPT-Schulung?

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